The Meaning of Business Process

Abstract

This paper will discusses about business process, define and its role in an organization's activities. Business process has received considerable attention recently by both business administration and computer science communities. Members of these communities are typically characterized by different educational backgrounds and interests. People in business administration are interested in improving the operations of companies. Increasing customer satisfaction, reducing cost of doing business, and establishing new products and services at low cost are important aspects of business process from a business administration point of view. 

Introduction

A successful business must change with the times. Customer bases can change throughout the years, technology changes and social trends change. Businesses that want to withstand these tests will want to improve upon their company as needed. Keeping this in mind, it's imperative to know when is the time for change, and what the best method for change is. Taking the proper steps can be the difference between success and failure.

In any organization there exists a common set of core business processes that must exist for the organization to function properly. Small organizations start with a small set of five Core Processes and grow from there. Improving business processes is very important,  because this requires a solid understanding of current and future business processes and their alignment with business objectives.

Business processes have played an important role in enabling business application integration and collaboration across multiple organisations. Business processes are a fundamental building block of organizational success. Even though effectively managing business process is a key activity for business prosperity there remain considerable gaps in understanding how to drive efficiency through a process approach. Building a clear and deep understanding of the range process, how they function, and how to manage them is the major challenge facing modern business.

Business Process

Margaret Rouse explained that "A business process is an activity or set of activities that will accomplish a specific organizational goal. Business process management (BPM) is a systematic approach to improving those processes".

A business process consists of a set of activities that are performed in coordination in an organizational and technical environment. These activities jointly realize a business goal. Each business process is enacted by a single organization, but it may interact with business processes performed by other organizations.

Sedangkan menurut Ahmad Zuhdi proses bisnis merupakan prosedur kerja perusahaan menangani permintaan bisnis, misalnya permintaan pinjaman di bank, atau order masuk di sebuah perusahaan pelayaran. Proses ini bukanlah hal yang konkret, itu adalah cara orang berinteraksi dan sistem untuk menangani permintaan bisnis. Proses bisnis terdiri atas serangkaian kegiatan, yang terlibat di dalam atau di luar sebuah organisasi, yang bekerja sama untuk menghasilkan hasil bisnis bagi pelanggan atau untuk sebuah organisasi. Manajemen proses bisnis adalah sebuah abstraksi yang menggambarkan cara orang-orang atau pihak-pihak saling berinteraksi di dalam sistem, untuk menangani permintaan bisnis yang dijelaskan dalam cara tertentu, misalnya Activity diagram UML.

Dari pengertian diatas dapat terlihat bahwa proses bisnis merupakan suatu rangkaian aktifitas yang sangat berperan dalam menjalankan suatu kegiatan dalam organisasi atau perusahaan. Selain itu suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.

Pengelolaan bisnis proses yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan yang banyak, yaitu :

• Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
• Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
• Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
• Organisasi dapat mengelola dengan baik interrelasi proses-proses antar bagian yang ada.

Cara pandang lama dalam menjalankan bisnis adalah dengan menekan biaya produksi untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya, tanpa mempedulikan apakah pelanggan dirugikan atau tidak. Proses bisnis yang baik haruslah mempermudah jalannya suatu bisnis, bukan mempersulit dengan adanya banyak langkah untuk mengakses bisnis tersebut. Hal tersebut yang coba diterapkan oleh Amazon.com dengan memperkenalkan one-click ordering dan their Internet customer-based referral system (Affiliates). Dengan adanya fitur tersebut pelanggan tidak dipersulit ketika ingin membeli barang, hanya dengan satu kali klik, proses pemesanan dapat dilakukan. Hal itu memberikan keuntungan tersendiri untuk Amazon.com , karena pelanggan yang tidak mau dipusingkan dengan proses pemesanan yang rumit akan menggunakan jasa layanan yang disediakan oleh Amazon.com.

Maka sudah jelas, bahwa proses bisnis merupakan suatu hal yang harus diperhatikan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Proses bisnis yang baik akan membantu perusahaan untuk mendapatkan keuntungan tanpa harus merugikan pelanggan. Proses bisnis yang baik pun dapat menjadi strategi yang digunakan perusahaan untuk berkompetisi dalam persaingan dan akan menjadi aset yang sangat berguna untuk menunjang proses bisnis itu sendiri, seperti apa yang dilakukan oleh Amazon.com dengan mempatenkan layanan yang disediakannya.

References:

• Dr. Liang-Jie Zhang (Editor), 2010, International Journal of Business Process Integration and Management, published by  Inderscience Publishers., ISSN: 17418771, 17418763
• Professor Majed Al-Mashari (Editor), 2011, Business Process Management Journal, published by Emerald Group Publishing Ltd., ISSN: 14637154
• Mathias Weske, Business Process Management Concepts, Languages, Architectures, published by Springer Berlin Heidelberg New York, ISBN 978-3-540-73521-2 
• Margaret Rouse http://searchcio.techtarget.com/definition/business-process (diakses pada hari sabtu 15 september 2012) 
• Ahmad Zuhdi http://ekonomi.kompasiana.com/bisnis/2012/03/14/pemahaman-proses-bisnis-business-process/ (diakses pada hari sabtu 15 september 2012)